Fuente: Colpensiones

Las inconsistencias en el pago de los aportes pensionales originan una deuda reflejada a los empleadores por diversos errores en los pagos de aportes a seguridad social, ya sea por inconsistencias en la autoliquidación o en el reporte de novedades. Por cualquiera de las anteriores, el empleador aparecerá en las bases de datos de deudores ante el Sistema General de Pensiones.

Esta novedad se puede pueden generar por:

Gráfico: Colpensiones

Depuración del Estado de Cuenta

La depuración de la deuda es una actividad que debe realizar el empleador, así lo establece el artículo 39 del Decreto 1406 de 1999. Es por esto que se definen unas etapas dentro del proceso de cobro, con el fin de aclarar las diferentes inconsistencias que se puedan presentar en el estado de cuenta del empleador:

Gráfico: Colpensiones

Antes de comenzar a depurar la deuda los empleadores deben tener en cuenta:

• Verificar los datos de los trabajadores: Todos los trabajadores deben contar con el registro de afiliación o de traslado al Sistema General de Pensiones.
• Los datos de afiliación deben coincidir con los datos del pago.
• Los datos de pago del aportante deben estar registrados correctamente: Razón Social, Tipo de documento de identidad y Número de documento.
• Los datos de ciclo se deben encontrar correctos.
• Los pagos se deben realizar en la administradora correspondiente a la cual se encuentra afiliado el trabajador.
• Verificar la continuidad de pagos mensualmente.
• El pago se debió realizar de forma completa y por todos los trabajadores durante la vigencia de la relación laboral.
• Verificar si existen pagos realizados de manera extemporánea y a estos no se les pagó intereses de mora.
• Verificar que se hayan registrado las novedades de retiro en el periodo en el cual se culminó la relación laboral o se haya presentado fallecimiento por parte del trabajador.
• Verificar que cada pago tenga su respectivo detalle (validar con medios magnéticos).

Lo invitamos a conocer los procesos de soportes físicos y el portal del Aportante

SOPORTES FISICOS

El empleador debe conservar los documentos soporte donde consten las autoliquidaciones de los pagos realizados por concepto de aportes a laseguridad social.

 El artículo 39 del Decreto 1406 de 1999, establece:

 “En todo caso el empleador que tenga el carácter de aportante deberá tener a disposición del trabajador que así lo solicite la copia de la declaración de autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en que conste el respectivo pago o el comprobante de pago respectivo en caso de que este último se haya efectuado en forma separada a la declaración respectiva”.

PORTAL DEL APORTANTE

Esta es una herramienta que permite a los empleadores acceder de manera gratuita y segura a la información de Colpensiones respecto a su organización.

¿Qué se puede hacer en el portal del Aportante?

• Conocer de manera consolidada y detallada todas las obligaciones por cotizante.
• Visualizar el estado de cuenta actualizado.
• Corregir inconsistencias en el reporte de pago.
• Efectuar pagos de las deudas reales con Colpensiones por medio del canal virtual de pagos PSE.
• Obtener certificaciones de los pagos realizados a partir de octubre de 2012.
• Realizar el cargue de medios magnéticos para completar el detalle de los pagos en la base de datos de recaudo.
• Identificar los pagos efectuados por o a favor de empleados que registran inconsistencias con la afiliación en el Régimen de Prima Media.
• Contar con alta seguridad, ya que se cuenta con un certificado digital gratuito que ofrece la seguridad en el acceso a la información a su empresa, así como su reserva y confidencialidad.

Antes de iniciar el registro en el portal debe tener a su alcance:

Para empresas privadas:

• Cédula de ciudadanía del representante legal.
• RUT
• Certificado de Cámara y Comercio reciente

Para empresas públicas:

• Cedula de ciudadanía del representante legal.
• RUT

Si la empresa no cuenta con certificado de existencia y representación legal, deberá presentar cualquiera de los siguientes documentos, dependiendo de su naturaleza:

• Documento o acta de posesión del representante legal de la entidad.
• Para las entidades del orden nacional, se presenta el acta de posesión del jefe de talento humano o la resolución de delegación de funciones.

Si un empleador tiene alguna duda o requiere asesoría es importante que tenga en cuenta los siguientes canales de atención:

• Soporte en línea a través del Portal del Aportante
• Contact Center: 018000410909
• Puntos de Atención Colpensiones